Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques (IK) sont un remboursement forfaitaire versé par l’employeur au salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elles couvrent l’ensemble des frais liés au véhicule : carburant, assurance, entretien, usure et dépréciation.
Le montant des IK est calculé selon le barème fiscal publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de deux critères : la puissance fiscale du véhicule (en CV) et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel sur l’année.
Le barème comporte trois tranches de distance qui déterminent la formule de calcul : une tranche basse (jusqu’à 5 000 km), une tranche intermédiaire (5 001 à 20 000 km) et une tranche haute (au-delà de 20 000 km). Le coût kilométrique décroît avec la distance, reflétant l’amortissement des frais fixes.
Conditions pour bénéficier des IK
Le versement d’indemnités kilométriques est soumis à plusieurs conditions cumulatives :
Véhicule personnel
Le salarié doit utiliser son propre véhicule (ou un véhicule dont il est locataire ou emprunteur) pour les déplacements professionnels. Les véhicules de fonction ou de société ne donnent pas droit aux IK.
Déplacements professionnels
Les kilomètres indemnisés doivent correspondre à des déplacements liés à l’activité professionnelle : rendez-vous clients, missions, formations, réunions sur un autre site. Le salarié doit tenir un carnet de bord ou un état récapitulatif.
Justificatifs
L’employeur doit conserver les justificatifs : carte grise (pour la puissance fiscale), notes de frais avec date, motif et kilométrage, et éventuellement l’attestation d’assurance du véhicule. En cas de contrôle URSSAF, ces pièces sont exigées.
Véhicules électriques : majoration de 20 %
Depuis 2021, les salariés utilisant un véhicule électrique bénéficient d’une majoration de 20 % du barème kilométrique. Cette majoration s’applique directement au montant calculé selon le barème standard.
IK sur le bulletin de paie
Les indemnités kilométriques apparaissent sur le bulletin de paie en tant que remboursement de frais professionnels, généralement en bas du bulletin, sous la ligne du net imposable :
Exonération sociale
Dans la limite du barème fiscal, les IK sont exonérées de cotisations sociales (URSSAF, retraite, chômage). Elles n’entrent pas dans l’assiette du brut. En cas de dépassement du barème, l’excédent est réintégré dans l’assiette des cotisations.
Exonération fiscale
Les IK sont également exonérées d’impôt sur le revenu pour le salarié. Elles ne figurent pas dans le net imposable. Le salarié qui opte pour la déduction des frais réels ne peut toutefois pas cumuler la déduction de frais kilométriques et le remboursement de l’employeur pour les mêmes déplacements.
Pour l’employeur
Les IK versées sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. Elles ne sont pas assujetties aux charges patronales dans la limite du barème. L’employeur a tout intérêt à formaliser la politique IK dans une note de service ou le contrat de travail.
Exemples de calcul détaillés
Voici deux exemples concrets de calcul des indemnités kilométriques 2026 :
Exemple 1 : 10 000 km avec un véhicule 5 CV
Distance dans la tranche 5 001 – 20 000 km. Formule : (d × 0.357) + 1 395
(10 000 × 0.357) + 1 395 = 4 965,00 € soit 413,75 € / mois
Exemple 2 : 15 000 km avec un véhicule 6 CV
Distance dans la tranche 5 001 – 20 000 km. Formule : (d × 0.374) + 1 457
(15 000 × 0.374) + 1 457 = 7 067,00 € soit 588,92 € / mois
Véhicule électrique
Pour un véhicule électrique 5 CV parcourant 10 000 km : 4 965,00 € × 1,20 = 5 958,00 € (majoration de 20 %).